Neele-Vat mejora la eficiencia en el proceso de gestión de pedidos

El proveedor de servicios logísticos Neele-Vat ha encontrado una solución automatizada para su proceso de introducción de pedidos que le permite ofrecer a sus clientes un mayor nivel de servicio. «Hemos analizado a varios proveedores, pero el conversor de pedidos de Simply Deliver resultó claramente el mejor», afirma el responsable de TI, Edwin Valstar. La solución ya está en funcionamiento y las primeras impresiones son positivas. «Ahora somos más rápidos y flexibles».  

Neele-Vat Es un proveedor de servicios logísticos integrales que cuenta con novecientos empleados y sedes repartidas por toda Europa. La empresa ofrece una amplia gama de servicios logísticos de alta calidad en los ámbitos del transporte por carretera, el transporte marítimo, el transporte aéreo, las aduanas y el almacenamiento. Para coordinar a la perfección todos los eslabones de la cadena como gestor multimodal, esta empresa familiar con sede en Róterdam debe disponer de sistemas de TIC avanzados. Simply Deliver está especializada en soluciones en la nube para la gestión del transporte multimodal, el intercambio de datos en tiempo real y la visibilidad de la cadena de suministro.

«Un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores». «Para
nuestras actividades de transporte, recibimos a diario numerosos pedidos que debemos procesar», explica Edwin Valstar, responsable de TI en Neele-Vat. «La mayoría de los pedidos llegan por correo electrónico, acompañados de un archivo adjunto con los detalles. Normalmente se trata de un archivo PDF o Excel, aunque también siguen apareciendo documentos de Word sin estructurar. Muchos de estos pedidos deben introducirse manualmente, lo que requiere mucho tiempo y también es propenso a errores. Llevábamos bastante tiempo buscando una empresa que pudiera ofrecer una solución para esto, pero no encontrábamos ninguna adecuada. Hasta que entramos en contacto con Simply Deliver».

Prueba de concepto
: Una de las soluciones que ofrece Simply Deliver es el denominado «Simply Converter», una herramienta fácil de usar y pragmática para convertir automáticamente archivos independientes en registros dentro de un sistema de gestión de pedidos. De este modo, se superan las desventajas mencionadas de la transcripción manual, al tiempo que los clientes pueden seguir enviando sus pedidos de la misma forma. «También hemos analizado soluciones de otros proveedores, pero resultaban mucho más complejas o menos fiables», afirma Valstar. «Durante la prueba de concepto, Simply Deliver se reveló claramente como la mejor opción. En tan solo una semana ya habían creado una plantilla que funcionaba a la perfección, lo que demuestra su capacidad de reacción rápida».

Configurar
el software por cuenta propia Una gran ventaja del Simply Converter frente a otras soluciones es que Neele-Vat puede configurar las plantillas por sí misma. «Tenemos muchos clientes importantes que nos envían sus pedidos de formas muy diversas. Para automatizar ese proceso, hay que configurar una plantilla de pedido única para cada cliente, y resulta muy útil no tener que depender de terceros. El software de Simply Deliver tiene un diseño sencillo y nuestro personal ha recibido una buena formación al respecto. Esto nos permite intervenir por nuestra cuenta si algo sale mal y no dependemos de nuestro proveedor de TI para cualquier nimiedad. Por cierto, el personal de Simply Deliver es muy accesible y las líneas de comunicación con el equipo de desarrollo son directas. Así que, si alguna vez los necesita, las cosas se resuelven rápidamente».

Mayor calidad en la prestación
de servicios . Entretanto, el Simply Converter ya está en funcionamiento y Neele-Vat se beneficia plenamente de las ventajas en materia de eficiencia. «Esto nos ahorra realmente mucho tiempo, sobre todo en los pedidos más complejos que requieren una gran carga administrativa. Además, nos hace más flexibles: durante los picos de actividad podemos seguir procesando pedidos a toda velocidad, mientras que antes estábamos limitados por la capacidad máxima de nuestro personal». Pero lo más importante es que los clientes de Neele-Vat también se benefician, subraya. «Ahora que el proceso de introducción de pedidos funciona con tanta fluidez, los plazos de entrega se han reducido y se cometen menos errores. Para los clientes, esto significa que su proceso es más fiable y que ofrece una mayor calidad en su servicio».

Solución con potencial
Ahora que las primeras aplicaciones han dado lugar a resultados tan positivos, Valstar tiene la intención de implementar el software de Simply Deliver también en otras áreas de la empresa. «Hasta ahora solo nos hemos centrado en la introducción de órdenes de transporte, pero dentro de Neele-Vat también contamos con otros flujos de órdenes, como los relacionados con nuestras actividades de almacén y la tramitación de Aduanas. Si bien se trata de datos distintos, la esencia es la misma y esos flujos también se podrían automatizar perfectamente con el convertidor. El Simply Converter es una solución con un gran potencial que podemos aplicar de forma generalizada. En Neele-Vat le vamos a sacar mucho partido».

«El Simply Converter es una solución con gran potencial que podemos aplicar de forma generalizada»

Edwin Valstar, responsable de TI en Neele-Vat